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Achats - Quand le digital bouscule les habitudes

Publié le 20 août 2018, Mis à jour le 20 août 2018

La montée en puissance des technologies numériques bouleverse le métier d’acheteur dans sa relation avec ses fournisseurs et ses collaborateurs. Si elle apporte de la fluidité, de la fiabilité et de la sécurité dans les transactions, elle nécessite également un temps d’appropriation et d’acceptation de la part des collaborateurs dans l’évolution de leurs missions. Un sujet évoqué lors d’une récente conférence « Avis d’expert » à l’EM Strasbourg Business School, organisée dans le cadre du Master 2 Supply Chain Management.

Personne n’y échappe, les fonctions Achats pas plus que la plupart des autres services. Le digital et l’analytique (Big Data) s’invitent à tous les niveaux de l’entreprise et viennent révolutionner les outils et les habitudes de travail. Une tendance qui, de plus, s’autoalimente tant l’imbrication entre les deux dimensions est forte : plus de numérique signifie plus de données générées et plus de données, c’est aussi un besoin accru d’outils pointus pour les traiter.

« Une récente étude de Deloitte révèle que le premier objectif des directeurs des achats est l’interprétation et l’analyse de ces données »
, explique Laurent Allari, intervenant à l’EM Strasbourg Business School et dirigeant de Reducio, une société de conseil spécialisée dans les achats. Autrement dit, l’ambition est bien de transformer ces données en levier de performance pour les achats.

Une plateforme cloud dédiée aux achats


Les outils digitaux existants proposent effectivement des plateformes hébergées dans le cloud ou directement intégrées dans le système d’information de l’entreprise. Ils permettent une approche globale des processus d’achat et de gestion des relations avec les fournisseurs et les collaborateurs. Ils s’inscrivent en soutien des services Achats qui est, de par leur mission, au carrefour des besoins internes et des solutions extérieures. « La digitalisation des process permet de regrouper, de mutualiser et d’analyser les demandes qui remontent des différents services et de les faire correspondre avec l’offre des fournisseurs référencés, avec les tarifs négociés en conséquence », explique Laurent Guillot, directeur général des opérations de l’éditeur de solutions spécialisées Oxalys Technologies.

Les demandes sortant de l’ordinaire peuvent ainsi être centralisées. « Ces outils sont une aide concrète pour mettre en place des processus standardisés au sein de l’organisation », ajoute Laurent Guillot. Chaque collaborateur accrédité peut ainsi se rendre sur la plateforme et passer sa commande, comme s’il était dans l’environnement familier d’un site marchand grand public. Elle sera ensuite vérifiée par le service Achats qui pourra s’assurer du respect du budget, etc. Autre atout non négligeable, les facilités de gestion administrative : l’ensemble des contrats et procédures sont accessibles sur ces plateformes. Elles génèrent des alertes automatiques sur les en cours, les échéances de renouvellement de commandes ou de contrats, les préavis à respecter, etc.

De plus en plus de factures dématérialisées


La digitalisation des process achats permet de nourrir des tableaux de bord en temps réel, de générer des reportings de façon automatisée selon les cadences voulues et de partager ces informations avec les collaborateurs autorisés. A la clé donc, une vision globale et un pilotage opérationnel très fin au quotidien des achats de l’entreprise, pour améliorer ses relations clients/fournisseurs et sa performance économique.

De plus, la tendance inéluctable de la dématérialisation des factures, déjà obligatoire pour les grandes entreprises travaillant avec les services de l’Etat, et qui le sera petit à petit pour les autres entreprises d’ici à 2020, va dans le même sens. La plupart des outils permet déjà un interfaçage des factures dématérialisées, y compris celles qui sont scannées, avec les plateformes digitales Achats, ces dernières dialoguant également avec les ERP traditionnels. Gain de temps, fiabilité, traçabilité et transparence en sont le résultat naturel. A noter le développement inéluctable des plateformes de facturation comme Chorus Pro pour l’administration public ou Tungsten pour les relations entre entreprises.

Des économies à la clé


Évidemment, l’aspect économique n’est pas à négliger. Si le déploiement d’une plateforme de ce type a un coût (étude, configuration, implémentation, coût des licences utilisateurs…), les économies potentielles directes et indirectes sont bel et bien réelles. D’une part elles permettent d’améliorer la visibilité, le pilotage du contrôle budgétaire et d’optimiser la massification des achats et l’organisation des appels d’offres. D’autre part la centralisation induit une réduction des cycles d’achat, recentre les acheteurs et les comptables sur les tâches à plus forte valeur ajoutée et améliore la satisfaction des utilisateurs internes. Au global le retour sur investissement est assez impressionnant.

Le rôle du manager est essentiel pour accompagner les équipes dans ce changement et remporter l’adhésion autour de ces nouvelles méthodes. Dans ce contexte comme dans la plupart des évolutions organisationnelles ou des méthodes de travail, c’est bien souvent le facteur humain qui est le plus complexe à gérer. Mais une fois ce cap passé et les nouveaux process maîtrisés, la digitalisation des achats apparaîtra comme une évidence pour tous.
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